Ley del Control Horario en España: todo lo que deben saber empresas y trabajadores

Con la nueva Ley del control horario que prepara el Gobierno, los sistemas de fichaje pasarán a ser exclusivamente digitales, trazables e inmutables, y deberán permitir el acceso telemático o remoto de la Inspección de Trabajo.

Una normativa que afecta a todas las empresas

La normativa establece que toda empresa debe registrar diariamente la jornada de cada empleado, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización del trabajo. Estos registros deben conservarse durante al menos cuatro años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El objetivo de la norma es garantizar que se respetan los límites de jornada, prevenir el fraude en horas extra y mejorar la transparencia laboral.

No cumplir con esta obligación se considera una infracción grave, con sanciones que pueden alcanzar los 7.500 euros por trabajador afectado.

¿Qué obligaciones establece la nueva Ley del Control Horario?

El nuevo Real Decreto sobre registro de jornada busca reforzar el cumplimiento y cerrar los vacíos legales detectados en los últimos años.
Entre las principales novedades:

• El registro deberá ser digital, objetivo y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
  
• Las empresas deberán especificar si las horas extraordinarias se pagan o se compensan con descansos.
  
• Se incluirán las pausas no computables como tiempo efectivo de trabajo y las interrupciones de la desconexión digital.
  
• Los registros no podrán modificarse sin dejar rastro, reflejando la autoría de cualquier cambio.
  
• Los trabajadores podrán consultar y descargar sus registros y recibirán un resumen junto con la nómina mensual.

El Ministerio de Trabajo justifica esta reforma como un paso más hacia la digitalización y la trazabilidad del tiempo de trabajo en España.

Derechos de los trabajadores y responsabilidades de las empresas

Las empresas están obligadas a garantizar la veracidad, seguridad y conservación de los datos, sin vulnerar la protección de información personal (RGPD).

El registro horario debe realizarse con los datos mínimos necesarios y limitarse a su finalidad laboral, evitando el uso de geolocalización continua o sistemas biométricos invasivos.

Unas medidas que se antojan necesarias, teniendo en cuenta que el año pasado ya se aplicaron sanciones por valor de 3 millones de euros relacionadas con irregularidades en el registro de horas.

Inspecciones y sanciones: mayor control y menos margen de error

La Inspección de Trabajo podrá acceder directamente a los sistemas digitales de registro, tanto presencialmente como en remoto. Esto permitirá comprobar de forma inmediata si se han registrado las horas reales y si las horas extra se compensan conforme a la ley.

Las empresas que no cuenten con un sistema homologado, o cuyos registros no sean verificables, se arriesgan a sanciones económicas y, en casos de reincidencia, a inspecciones adicionales.

Kronjop, la nueva app de control horario digital que asegura el cumplimiento

Para entender las implicaciones prácticas de esta normativa, The Officer ha consultado a Gonzalo Sotres, responsable de cumplimiento legal en Kronjop, firma que ha desarrollado una aplicación de control horario de referencia para pequeñas y medianas empresas en España.

«El error más frecuente sigue siendo pensar que con una hoja de Excel o una firma manual se cumple la ley», explica Sotres.

«El problema no es solo registrar las horas, sino poder demostrar su veracidad. Por ejemplo, Kronjop permite cumplir con la nueva obligación de informar sobre las horas extra de los trabajadores y su compensación en forma de salario o descansos».

Según el experto, muchas pymes aún desconocen que los registros deben incluir la jornada completa, pausas, horas extraordinarias y tiempos de disponibilidad, y que cualquier modificación requiere la autorización del trabajador.

«La ley exigirá en 2026 un nivel de detalle mucho mayor», añade. «No basta con anotar la entrada y salida. Las empresas tienen que reflejar pausas, descansos, jornadas a distancia e incluso las interrupciones en el derecho a la desconexión digital. Todo eso debe quedar documentado».

¿Qué deben hacer las empresas?

El proceso de adaptación debería iniciarse cuanto antes. Primero, revisando los métodos actuales de registro; después, eligiendo una herramienta que garantice trazabilidad y acceso remoto a los inspectores.

«En Kronjop ayudamos a las empresas a evaluar su situación actual y a implantar un sistema homologable cuando probablemente la homologación sea obligatoria en 2026, igual que ha sucedido con Verifactu», explica.

«Nuestro objetivo no es solo que cumplan la ley, sino que se sientan seguras, por eso ofrecemos asesoramiento legal en caso de inspección. Aparte del soporte legal, lo más importante es que el sistema sea simple, fiable y que ofrezca alternativas para fichar desde diferentes dispositivos, por ejemplo  desde el móvil con código QR o desde wearables», comenta.

El nuevo modelo exigirá también mayor transparencia hacia los empleados, que tendrán derecho a consultar y recibir un resumen mensual de su jornada.

«La ley cambia la dinámica tradicional», afirma Sotres. «Los trabajadores ya no son sujetos pasivos; ahora participan activamente en el control de su tiempo. Eso genera más confianza y reduce conflictos».

Una reforma que marcará un antes y un después

La nueva Ley del Control Horario redefine la relación entre tiempo, tecnología y empleo. Con el nuevo marco, el registro horario deja de ser un trámite burocrático y se convierte en una herramienta de responsabilidad compartida.

Para las empresas, especialmente las pymes, la adaptación será un reto. Pero con la ayuda de sistemas especializados, el cumplimiento dejará de ser un obstáculo y pasará a ser una garantía de transparencia y modernización.