¿Qué hace un Delegado de Protección de Datos y cuándo es obligatorio?

Con las constantes actualizaciones de la ley de protección de datos y la entrada en vigor de las normativas sobre inteligencia artificial y ciberseguridad, el tratamiento de datos de usuarios y clientes entraña un riesgo cada vez mayor. Ante esta realidad, surge la figura clave del Delegado de Protección de Datos, también conocido como DPO (Data Protection Officer).

Aunque su nombre aún suene lejano para muchas pymes, el DPO no es una figura exclusiva de grandes corporaciones. La normativa europea (RGPD) y su transposición en España (LOPDGDD) establecen criterios muy concretos que determinan cuándo es obligatorio contar con uno. Y aunque no todas las empresas están obligadas a designarlo, cada vez más organizaciones optan por incorporar esta figura de manera preventiva o externalizada, conscientes del valor estratégico que aporta en términos de seguridad y reputación.

Funciones del Delegado de Protección de Datos

El Delegado de Protección de Datos es la persona responsable de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos dentro de la empresa. Su papel no es solo técnico o jurídico, sino también estratégico, ya que actúa como enlace entre la organización, los interesados (clientes, empleados, usuarios) y la autoridad de control (en España, la Agencia Española de Protección de Datos).

Según explica Javier Rubio, DPO de Grupo Atico34, empresa de protección de datos líder en España, «el Delegado de Protección de Datos no está para poner trabas, sino para ayudar a que la empresa crezca de forma segura, evitando sanciones y fortaleciendo la confianza del cliente».

Entre sus funciones más importantes destacan:

• Informar y asesorar al responsable del tratamiento y a los empleados sobre sus obligaciones legales.
  
• Supervisar el cumplimiento de las políticas internas de protección de datos y realizar auditorías periódicas.
  
• Revisar contratos con terceros que traten datos personales en nombre de la empresa (como proveedores de software o marketing).
  
• Gestionar evaluaciones de impacto cuando se introducen nuevos tratamientos que puedan suponer un riesgo para los derechos de los usuarios.
  
• Ser el punto de contacto con la AEPD y con los usuarios que deseen ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).
  
• Detectar y reportar brechas de seguridad, asegurando que se cumplan los plazos legales de notificación.
  

Además, su rol es independiente dentro de la organización. No puede recibir instrucciones sobre cómo desempeñar sus funciones y debe contar con los recursos necesarios para ello. «La independencia del DPO es clave para que pueda evaluar riesgos de forma objetiva y tomar decisiones sin presiones comerciales», añade Rubio.

Entonces, ¿cuándo es obligatorio tener un DPO?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en su artículo 37, establece tres supuestos en los que designar un DPO es obligatorio:

1. Cuando el tratamiento lo lleva a cabo una autoridad u organismo público, excepto tribunales en funciones judiciales.
   
2. Cuando las actividades principales del responsable o encargado del tratamiento consisten en operaciones que requieren una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
   
3. Cuando las actividades principales consisten en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales (como salud, orientación sexual, creencias religiosas, etc.) o de datos relativos a condenas e infracciones penales.
   

Es decir, no es el tamaño de la empresa lo que determina la obligación de contar con un DPO, sino el tipo de datos que trata y la forma en que los gestiona. Por ejemplo, una empresa tecnológica que monitoriza el comportamiento online de sus usuarios o una clínica privada que gestiona historiales médicos, están claramente dentro del ámbito de obligatoriedad.

Según Rubio, «hay muchas pymes que no saben que están obligadas a tener un DPO y, sin saberlo, se exponen a sanciones graves. A veces basta con realizar una evaluación interna para descubrir que ya están tratando datos sensibles o a gran escala».

¿Y si no estoy obligado? ¿Me conviene tener un DPO igualmente?

Aunque no sea obligatorio, designar un DPO de forma voluntaria puede ser una excelente decisión estratégica. Muchas empresas optan por esta figura como una forma de demostrar compromiso con la privacidad, evitar errores y establecer políticas claras desde el principio. Esta designación también permite canalizar de forma adecuada cualquier posible reclamación, reduciendo riesgos reputacionales.

Una de las opciones más habituales para pymes y startups es externalizar el servicio de DPO, delegando esa responsabilidad en una empresa especializada. Esto permite contar con asesoramiento continuo, formación y seguimiento sin asumir el coste de incorporar un perfil interno a tiempo completo.

Rubio lo resume así: «Para muchas empresas, el DPO externo se convierte en su mejor aliado. Les permite crecer sin miedo, sabiendo que sus tratamientos de datos están bien gestionados y que no van a tener sobresaltos legales».

En definitiva, el Delegado de Protección de Datos es mucho más que una figura legal: es un pilar para la seguridad jurídica, la transparencia y la confianza digital. Tanto si estás obligado a tener uno como si simplemente quieres prevenir riesgos y mejorar tus procesos, contar con un DPO —interno o externo— puede marcar la diferencia entre una gestión de datos reactiva o estratégica.

A medida que la regulación en torno a la privacidad se vuelve más estricta y la sensibilidad de los consumidores sobre este tema aumenta, contar con un DPO deja de ser una carga para convertirse en una ventaja competitiva.