La gestión documental entra en una nueva etapa marcada por la inteligencia artificial, la nube y la seguridad. Marco Aurelio Losas, Director Nacional de Grandes Cuentas en Canon España, analiza cómo están cambiando las necesidades de las grandes empresas.
TOFF.- ¿Cómo está evolucionando actualmente el mercado en el sector tecnológico y documental?
MAL.- El mercado está viviendo una evolución muy relevante. Hemos pasado de hablar de tecnología documental como un conjunto de dispositivos o soluciones aisladas, a entenderla como una parte estratégica de la gestión de la información en las organizaciones.
El valor no está únicamente en imprimir, escanear o archivar, sino en cómo una compañía captura, procesa, protege, integra y utiliza la información que circula por sus procesos de negocio.
En las grandes corporaciones, esta evolución se produce en un contexto de enorme complejidad. Conviven entornos físicos y digitales, oficinas centrales y sedes distribuidas, modelos de trabajo híbridos, infraestructuras cloud y sistemas heredados que siguen siendo críticos.
También vemos una clara aceleración del paso de la gestión documental tradicional hacia la automatización inteligente. Las empresas ya no buscan solo digitalizar documentos, sino automatizar procesos completos: facturas, contratos, expedientes, comunicaciones con clientes, documentación de RR. HH. o flujos internos de aprobación. En ese sentido, el documento se está convirtiendo en una fuente de datos y, por tanto, en un activo de negocio.
TOFF.- ¿Qué nuevas necesidades están trasladando las grandes empresas a sus proveedores tecnológicos?
MAL.- Las grandes empresas están pidiendo a sus proveedores tecnológicos algo mucho más amplio que tecnología. Buscan capacidad de acompañamiento, visión consultiva, escalabilidad, seguridad, integración y una comprensión real de sus procesos de negocio.
Ya no basta con ofrecer una solución técnicamente solvente. El proveedor debe ser capaz de ayudar al cliente a transformar su operativa, medir resultados y evolucionar el servicio en el tiempo.
Una de las principales necesidades es la simplificación. Muchas organizaciones han acumulado múltiples sistemas, contratos, proveedores, entornos de impresión y herramientas documentales. Esto genera costes ocultos, ineficiencias, riesgos de seguridad y una experiencia de usuario poco homogénea.
También se ha intensificado la demanda de sostenibilidad y eficiencia. Las compañías quieren reducir consumo energético, optimizar el uso de papel, racionalizar parques de impresión y disponer de datos que les ayuden a tomar decisiones.
TOFF.- ¿Cuáles son los principales retos de digitalización que afrontan las corporaciones?
MAL.- El primer reto es entender que digitalizar no significa simplemente convertir papel en PDF. Digitalizar de verdad implica rediseñar procesos, eliminar tareas manuales, integrar información en los sistemas corporativos y asegurar que los datos estén disponibles para las personas adecuadas en el momento indicado.
El segundo reto es la integración. En una gran corporación, la información no vive en un único lugar. Está en ERPs, CRMs, plataformas de recursos humanos, herramientas de compras, soluciones financieras, gestores documentales, correos electrónicos, archivos físicos y aplicaciones departamentales.
El tercer reto es la gobernanza del dato. A medida que aumenta el volumen de información digital, también crecen las preguntas: quién accede, qué versión es la válida, durante cuánto tiempo debe conservarse un documento, cómo se audita un proceso o cómo se elimina información sensible de forma segura.
Y el cuarto reto es la adopción. La tecnología puede estar bien implantada técnicamente y, sin embargo, fracasar si los usuarios no la incorporan a su día a día.
TOFF.- ¿Qué impacto está teniendo la inteligencia artificial en la gestión documental y los procesos empresariales?
MAL.- La inteligencia artificial está marcando un punto de inflexión en la gestión documental. Durante años, las empresas han digitalizado documentos para almacenarlos y consultarlos de forma más sencilla. Ahora, la IA permite ir un paso más allá: extraer información, clasificar documentos, detectar patrones, automatizar decisiones y convertir grandes volúmenes documentales en conocimiento útil para el negocio.
El impacto es especialmente claro en procesos intensivos en documentación: facturas, contratos, expedientes, documentación legal, formularios, solicitudes, comunicaciones con clientes o archivos históricos.
Ahora bien, la IA debe aplicarse con criterio. No se trata de incorporar inteligencia artificial porque sea tendencia, sino de identificar casos de uso donde aporte valor medible: reducción de tiempos, menor tasa de error, mejor trazabilidad, mayor cumplimiento o mejor experiencia de usuario.
TOFF.- ¿Cómo ha cambiado la relación entre proveedor y cliente en proyectos estratégicos de gran escala?
MAL.- Ha cambiado de manera profunda. En proyectos estratégicos de gran escala, el cliente ya no busca un proveedor que simplemente instale una solución y preste soporte. Busca un socio que entienda su negocio, sus prioridades, sus riesgos, su estructura organizativa y sus objetivos de transformación.
En grandes cuentas, esta dimensión es especialmente importante porque los proyectos tienen muchas capas: tecnología, procesos, seguridad, usuarios, compras, sostenibilidad, cumplimiento, experiencia de empleado y continuidad operativa.
También ha cambiado la conversación económica. Antes se hablaba mucho de coste por página o de inversión en equipos. Ahora se habla de eficiencia operativa, reducción de riesgos, productividad, experiencia de usuario, sostenibilidad y retorno de la inversión.
TOFF.- ¿Qué sectores están liderando la transformación digital y cuáles todavía tienen más recorrido?
MAL.- Los sectores más regulados y con mayor intensidad documental son los que más están acelerando. Banca, seguros, utilities, telecomunicaciones, salud, administración pública, industria y servicios profesionales han avanzado mucho porque gestionan grandes volúmenes de información, tienen fuertes exigencias de cumplimiento y necesitan ofrecer una experiencia cada vez más digital a clientes, ciudadanos o empleados.
En banca y seguros, por ejemplo, la digitalización documental es clave para onboarding de clientes, contratos, expedientes, reclamaciones, cumplimiento normativo y comunicaciones personalizadas. En salud, la gestión segura de información clínica y administrativa es crítica. En administración pública, la digitalización tiene un impacto directo en eficiencia, transparencia y calidad del servicio.
Los sectores con más recorrido suelen ser aquellos donde todavía existe una fuerte dependencia de procesos manuales o donde la digitalización se ha hecho por departamentos, sin una visión corporativa.
TOFF.- ¿Qué importancia tienen actualmente la ciberseguridad y la protección de datos en las decisiones de negocio?
MAL.- La ciberseguridad y la protección de datos se han convertido en criterios centrales de decisión. Ninguna gran empresa puede plantearse una transformación documental sin preguntarse cómo se protege la información, quién accede a ella, cómo se audita, dónde se almacena, cómo se comparte y cómo se elimina cuando corresponde.
Además, el perímetro de seguridad se ha ampliado. Antes se pensaba sobre todo en servidores, redes o puestos de trabajo. Ahora hay que proteger también dispositivos de impresión y escaneo, flujos documentales, plataformas cloud, usuarios remotos, integraciones entre sistemas y documentos que circulan dentro y fuera de la organización.
En este contexto, la seguridad ya no puede ser un añadido posterior. Tiene que estar incorporada desde el diseño de la solución, desde la arquitectura y desde la operación diaria.
TOFF.- Desde su experiencia en Canon, ¿qué soluciones están teniendo mayor demanda entre las grandes cuentas?
MAL.- En grandes cuentas estamos viendo una demanda muy clara en torno a cuatro grandes bloques. El primero es la optimización del entorno de impresión y escaneo. Las empresas quieren reducir complejidad, controlar costes, racionalizar equipos, mejorar la disponibilidad del servicio y tener visibilidad real sobre el uso que se hace de la infraestructura documental.
El segundo bloque es la gestión documental y la automatización de procesos. Hay mucho interés en soluciones que permitan automatizar la entrada, clasificación, validación, archivo y distribución de documentos.
El tercer bloque es la gestión cloud de impresión y escaneo. Soluciones como uniFLOW Online responden a una necesidad muy concreta: gestionar impresión, escaneo, costes, acceso de usuarios y seguridad desde la nube, en entornos cada vez más híbridos y distribuidos.
El cuarto bloque es la aplicación de inteligencia artificial a procesos documentales concretos. La demanda no viene tanto por «tener IA», sino por resolver problemas reales: reducir tiempos de tramitación, minimizar errores humanos, clasificar documentación automáticamente o extraer datos de documentos complejos.
TOFF.- ¿Cómo se diferencia Canon en un mercado cada vez más competitivo y orientado a servicios?
MAL.- Canon se diferencia, ante todo, por su capacidad de construir relaciones sólidas y acompañar a sus clientes de forma cercana y global, entendiendo con precisión sus necesidades en cada mercado.
Somos una compañía con una trayectoria muy sólida en imagen, impresión y captura, pero nuestra propuesta ha evolucionado hacia un modelo mucho más amplio, centrado en la gestión de la información, la automatización, la seguridad, el cloud y los servicios gestionados.
En un mercado tan competitivo, la diferencia no está solo en disponer de buenos dispositivos o buen software. Está en la capacidad de integrar todo eso en una solución coherente para el cliente.
Otro elemento diferencial es la sostenibilidad. Las empresas están incorporando criterios ESG a sus decisiones tecnológicas, y eso afecta también a impresión, documentación y gestión de dispositivos.
TOFF.- Mirando al futuro, ¿qué tendencias cree que marcarán la evolución del sector en los próximos años?
MAL.- La primera gran tendencia será la automatización inteligente. Las empresas seguirán buscando formas de eliminar tareas manuales, reducir errores y acelerar procesos. La diferencia es que la automatización será cada vez más sofisticada gracias a la inteligencia artificial, el procesamiento del lenguaje natural, la extracción avanzada de datos y la integración con sistemas corporativos.
La segunda tendencia será la consolidación del cloud y los modelos híbridos. No todo irá al cloud de la misma manera ni al mismo ritmo, pero las organizaciones quieren flexibilidad, escalabilidad y menor carga de gestión interna.
La tercera será la seguridad por diseño. La gestión documental estará cada vez más conectada con identidad digital, zero trust, cifrado, auditoría, trazabilidad, cumplimiento normativo y protección de datos.
La cuarta será la sostenibilidad. Las empresas van a exigir soluciones que ayuden a reducir consumo, optimizar recursos, prolongar la vida útil de los dispositivos, mejorar la eficiencia energética y generar información medible sobre impacto ambiental.
Y, finalmente, veremos una convergencia cada vez mayor entre gestión documental, datos, IA, experiencia de usuario y cumplimiento. Las compañías que consigan conectar esos mundos tendrán una ventaja competitiva clara.
